Viel machen und wenig erreichen, oder wenig machen und viel erreichen?

Klingt nicht logisch oder?

Fakt ist, dass Vilfredo Pareto bereits vor über 100 Jahren eine Gesetzmäßigkeit entdeckt hat, die wir heute als 80/20-Prinzip oder als Pareto-Prinzip kennen.

Beispiele:

• 80% der Ergebnisse werden durch 20% des Aufwandes erreicht
• 20% der Kunden bringen 80% des Umsatzes

Wie kannst du nun dieses Prinzip für dich nutzen und effektiver arbeiten?

Wenn du selbstständig bist und mehr Zeit für dich und deine Familie haben möchtest, aber gleichzeitig ähnlich viel Geld verdienen möchtest, kannst du dieses Prinzip anwenden. Du identifizierst 20% deiner Kunden die für 80% deines Umsatzes sorgen. Ab jetzt arbeitest du nur noch für diese 20% und trennst dich von den 80% Kunden die nur 20% deines Umsatzes bringen. Was passiert? Du arbeitest nur noch 20%, bei 80% von deinem vorherigen Umsatz. Wenn dir der Umsatz reicht, arbeitest du nur noch 20% der Zeit, die du vorher gearbeitet hast und gewinnst sehr viel Freizeit.

Das Beispiel wird nicht 1:1 passen, aber es hilft dir die richtigen Maßnahmen zu finden, um eine Veränderung herbeizuführen.

Jeder ist beschäftigt, aber nur wenige sind auch produktiv.

Alle haben 24 Stunden, aber nur wenige nutzen sie auch.

Ab und zu sollte man selbst hinterfragen, ob alles so läuft wie man sich das vorgestellt hat. Vielleicht haben sich die eigenen Vorstellungen oder Ziele geändert und dann kann man seine Pläne anpassen. Aber manchmal liegt es an ganz kleinen Stellschrauben, die wir alle selbst beeinflussen können.

Wenn es nicht so läuft wie man sich das vorgestellt hat, kann man sich fragen und überprüfen woran das liegt. Vielleicht gibt es einen Grund, der sich eingeschlichen hat und dich nun daran hindert deine Zeit effizient zu nutzen.

Fang bei dir selbst an und frage dich selbst.

Habe ich:

• heute alles erreicht, oder muss ich meine geplanten Aufgaben wieder auf morgen verschieben?
• meine Aufgaben realistisch geplant oder war ich wieder zu optimistisch?
• alles gegeben, um meine Aufgaben zu erledigen?

Ich brauche für eine Aufgabe so viel Zeit wie ich mir dafür nehme. Wenn die Zeit für eine Aufgabe offen gelassen wird, wird sie entweder nicht fertiggestellt oder sie braucht viel länger als dafür notwendig ist.

Eine einfach To-Do-Liste hilft nur bedingt, um seine Aufgaben zu erledigen, weil hier ein Schritt weiter gegangen werden muss.

Gut geplante Zeit-Fenster helfen dabei weniger Zeit zu verschwenden.

Für eine Zeit-Planung kann eine To-Do-Liste erstellt werden und für diese einzelnen Aufgaben kann dann Zeit geblockt werden, um sie fokussiert bearbeiten zu können.

Über Arbeit, Geld und warum du mit Freude arbeiten solltest.

Arbeit macht man nur, um Geld zu verdienen?

Darf Arbeit auch etwas Freude machen?

Darf Arbeit auch etwas mehr sein?

Wenn ich eine Arbeit nur für Geld mache, dann verliere ich nach kurzer Zeit das Interesse daran. Weil Geld für mich keine ausreichende Motivation darstellt, um es langfristig zu verfolgen. Geld ist nur ein Tauschmittel, eine Ressource und nicht der Sinn der Arbeit.

Arbeit ist für mich eine sinnstiftende Tätigkeit und nicht der Zweck, um Geld zu verdienen. Geld ist nicht das Ziel!

Geld ist quasi das Abfallprodukt einer wertschöpfenden Tätigkeit.

Wenn du Wert für jemanden schaffst, dann fließt auch Geld.

Geld ist wie Energie, das dann zurückfließt, daher ist es auch nicht das Ziel.

Das Ziel ist es Wert für jemanden zu schaffen.

Dieser Wert:

• sollte zu deinen Werten passen
• sollte dich Stolz machen, sodass du es wieder machen willst
• ist dein Erbe für diese Welt

Was passiert wenn du deine Arbeit für wichtig betrachtest, weil du nicht nur für Geld arbeitest?

Was ist das Ziel hinter deiner Arbeit?

Wie motiviert bist du bei der Arbeit, wenn es mal schwieriger wird?

Machst du in schwierigen Zeiten weiter, weil deine Arbeit mehr ist als nur „Arbeit für Geld“?

Machst du in schwierigen Zeiten weiter, weil du einen Sinn in deiner Arbeit siehst?

Machst du in schwierigen Zeiten weiter, weil dir deine Arbeit Freude macht, auch wenn du 12-14 Stunden pro Tag arbeitest?

Was motiviert dich einen so langen Tag zu arbeiten?

Geld?

Vielleicht, aber nur am Anfang.

Motiviert dich Geld 45 Jahre oder länger jeden Tag hart und lange zu arbeiten?

Wohl kaum.

Wenn man nur für Geld arbeitet, dann meldet sich irgendwann der Burnout oder Langeweile und dann entwickeln viele schlechte Gewohnheiten und das führt dazu, dass sie ihr Geld wieder verlieren. Das Ergebnis ist dann, dass sie am Ende nichts haben.

Macht es dir Freude hohe Zahlen auf deinem Konto zu sehen?

Vielleicht, aber nur wenn man vorher nichts hatte.

Geld ist nicht von Dauer.

Was macht dir Freude?

Mir macht eine sinnstiftende Tätigkeit Freude, bei der ich Wert für andere schaffe. Wenn meine Arbeit anderen hilft, dann hilft es auch mir. Zu sehen, dass meine Arbeit einen Sinn hat, motiviert mich dazu noch härter und länger zu arbeiten. Durch den Sinn meiner Arbeit wird kreative, schöpferische Energie freigesetzt, sodass ich bessere Ergebnisse erziele.

Sinnstiftende Arbeit macht mir Freude.

Freude bei der Arbeit führt zu besseren Ergebnissen.

Bessere Ergebnisse führen zu mehr Wert für andere.

Ich arbeite effizienter, wenn ich mit Freude arbeite.

Deine Zeit ist begrenzt.

Deine Konsum-Möglichkeiten sind fast unbegrenzt.

In der heutigen Zeit hat jeder viel mehr Möglichkeiten sich für etwas zu entscheiden als früher, weil das Angebot viel größer ist. Social Media bietet so viele Möglichkeiten sich zu beschäftigen. Das Internet bietet so viele Inhalte, die man noch nicht kennt. Video-Plattformen bieten jeden Tag neue Videos an, die man konsumieren kann.

In einer Welt in der fast unbegrenzter Konsum auf begrenzte Zeit trifft, hilft nur, gezieltes Ignorieren, wenn du dein Ziel erreichen möchtest.

Wie erreichst du dein Ziel?

• Definiere dein Ziel.
• Mach einen Plan.
• Definiere den Zeitpunkt, wann der Plan umgesetzt sein soll.
• Teile dir eine feste Zeit ein, für die Umsetzung deines Plans.
• Fokussiere dich immer nur auf eine Aufgabe.
• Mach es.

Multitasking macht manchen Leuten Spaß, weil sie sich gefordert fühlen.

Was wirklich passiert ist, dass dabei nichts Richtiges herum kommt.

Im Grunde ist es eine Überforderung und das beeinflusst dann auch die Ergebnisse.

Die Qualität der Ergebnisse sind dabei sehr bescheiden.

Woran liegt das?

Der Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten, führt immer zu Reibung und damit zum Verlust von Zeit und Energie.

Es läuft so ab, dass Zeit und Energie für das Hineindenken in die neue Aufgabe aufgebracht werden muss, damit sie erledigt werden kann.

Wenn ein Aufgaben-Wechsel öfter vorkommt, führt das zwangsläufig dazu, dass viel Zeit und Energie aufgewendet und somit verschwendet wird.

Die Lösung ist ganz einfach.

Immer nur eine Aufgabe bearbeiten, bis das gesetzte Ziel erreicht ist. Das Ziel kann dabei selbst definiert werden. Ein Ziel kann definiert werden als die Fertigstellung der Aufgabe oder der Ablauf der für die Aufgabe geblockten Zeit.

Die positiven Effekte davon sind, dass Ergebnisse auch wirklich erreicht werden, die Qualität besser wird und weniger Stress entsteht.

Multitasking reduziert die Produktivität, Effizienz und Qualität. Warum sollte man es dann noch tun?

Du entscheidest, ob du auf Social Media unterwegs bist.

Du entscheidest, ob du Multitasking gut findest.

Du entscheidest, ob du die Aufgabe einfach so machen kannst.

Du entscheidest, ob du dich ablenken lässt.

Du entscheidest, ob du fokussiert an deinen Aufgaben arbeitest.

Du entscheidest, ob du eine To-Do-Liste machst und auch umsetzt.

Du entscheidest, ob du einen Plan brauchst.

Du entscheidest, ob du dir die Zeit für die wichtigen Dinge nimmst.

Du entscheidest jeden Tag aufs Neue.

Brauche ich Standards um meine Aufgaben zu erledigen oder kann ich einfach mal machen?

Viele Aufgaben die man nur ein Mal macht, kann man auch einfach mal machen. Das gilt auch für den Fall, dass man die Aufgabe das erste Mal macht.

Sinnvoll wäre jetzt aber sich zu überlegen was man mit der Aufgabe eigentlich erreichen möchte.

Ist die Qualität des Ergebnisses wichtig? Wenn ja, wie wichtig?

Wie oft wird die Aufgabe in Zukunft vorkommen? Falls sie wieder vorkommt, wie oft?

Welchen Umfang hat die Aufgabe? Bei zeitlich aufwändigen Aufgaben ist es sinnvoll, dass die investierte Zeit auch eine Wirkung hat und nicht verschwendet wird.

Standards für Aufgaben können dabei helfen, diese Fragen besser zu beantworten und bessere Ergebnissen zu erzielen.

Konkret haben Standards auch verschiedene Vorteile:

• Durch Standards kann eine Mindestqualität erreicht werden.
• Durch Standards kann die Effizienz gesteigert werden.
• Durch Standards können verschiedene Team-Mitglieder ähnlich gute Ergebnisse erzielen durch die Einheitlichkeit in den Standards.
• Durch Standards kann bei internen oder externen Kunden Vertrauen aufgebaut werden, weil sie für Professionalität stehen und standardisierte Prozesse zuverlässig funktionieren.

Es gibt nicht nur die Standards nach denen man arbeiten kann, sondern auch die Standards in unseren Köpfen.

Niedrige Standards führen zu geringen Ergebnissen und zu schlechterer Qualität.

Hohe Standards führen zu guten Ergebnissen und zu besserer Qualität.

Die Qualität des Ergebnisses wird am Anfang bestimmt. In ein fertiges Produkt kann später keine Qualität hinein produziert werden.

Es fällt schwer Nein zu sagen, aber es ist noch wichtiger geworden als es früher schon war.

Heutzutage lenkt nicht nur Social Media ab, sondern auch Aufgaben und Projekte die du eigentlich nicht brauchst und unnötig Zeit und Ressourcen verbrauchen.

Ein Nein kann daher deine Produktivität erhöhen.

Ein Nein zu schlechten Aufgaben und Projekten kann deinen Fokus stärken.

Ein Nein schafft Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Ein Nein schadet niemanden.

Ein Nein fällt schwer, daher muss es geübt werden.

Deine Zeit und Energie sind wichtige Ressourcen die du gut beschützen musst. Wenn du zu allem Ja sagst, hilfst du damit nur anderen dabei ihren Zielen näher zu kommen, aber dann bleiben deine Ziele auf dem Weg.

Tue etwas für dich und sag auch mal Nein.

Welche Aufgabe mache ich zuerst?

Und was kommt danach?

Fest steht, dass jeder seine Aufgaben erledigen muss.

Gleichzeitig steht auch fest, dass jeder irgendwie anfangen und eine Reihenfolge finden muss.

Jetzt könnte man mit der Aufgabe anfangen die am wichtigsten ist oder welche am schnellsten erledigt ist.

Aber wie entscheidet man sich?

Im Grunde ist die Antwort darauf sehr einfach, aber einige Punkte sollten beachtet werden.

Es kommt auf die eigene Arbeitsweise an und darauf was für ein Persönlichkeitstyp man ist.

Es macht auch einen Unterschied ob man angestellt oder selbstständig ist, oder ob man im Büro oder Home-Office arbeitet.

Es kommt auf die individuelle Situation an.

Um den eigenen Weg zu finden kann man verschiedene Zeitmanagement-Methoden ausprobieren.

Für mich funktioniert es sehr gut wenn ich meine Aufgaben priorisiere und sie in Zeit-Blöcke einteile, damit ich fokussiert an den Aufgaben arbeiten kann.

Jeder möchte Ergebnisse erzielen, aber gleichzeitig lässt sich jeder ablenken.

Entweder gibt man die Ergebnisse auf oder lässt sich nicht mehr ablenken, eigentlich einfach oder?

Da man die Ergebnisse nicht aufgeben möchte, bleibt nur noch, sich nicht mehr ablenken zu lassen.

Aber wie erzielt man regelmäßig Ergebnisse, bzw. wie macht man sie planbar?

Meiner Erfahrung nach funktioniert es gut, wenn man sich Zeit für Ergebnisse nimmt.

Konkret heißt das, dass ich mir Zeit blocke, damit ich fokussiert an meinen Aufgaben arbeiten kann.

Wie man sich Zeit blockt, hängt von der eigenen Arbeitssituation ab.

Als Freelancer kann man sich oft den ganzen Vormittag blocken und als Angestellter in einem Unternehmen sind es oft nur wenige Stunden am Stück für fokussierte Arbeit, oder noch weniger.

Ich blocke mir den Vormittag für fokussierte Arbeit und das funktioniert sehr gut bei mir.

So erziele ich regelmäßig die Ergebnisse die ich geplant habe.