Erkan Dogan

Brauche ich Standards um meine Aufgaben zu erledigen oder kann ich einfach mal machen?

Viele Aufgaben die man nur ein Mal macht, kann man auch einfach mal machen. Das gilt auch für den Fall, dass man die Aufgabe das erste Mal macht.

Sinnvoll wäre jetzt aber sich zu überlegen was man mit der Aufgabe eigentlich erreichen möchte.

Ist die Qualität des Ergebnisses wichtig? Wenn ja, wie wichtig?

Wie oft wird die Aufgabe in Zukunft vorkommen? Falls sie wieder vorkommt, wie oft?

Welchen Umfang hat die Aufgabe? Bei zeitlich aufwändigen Aufgaben ist es sinnvoll, dass die investierte Zeit auch eine Wirkung hat und nicht verschwendet wird.

Standards für Aufgaben können dabei helfen, diese Fragen besser zu beantworten und bessere Ergebnissen zu erzielen.

Konkret haben Standards auch verschiedene Vorteile:

• Durch Standards kann eine Mindestqualität erreicht werden.
• Durch Standards kann die Effizienz gesteigert werden.
• Durch Standards können verschiedene Team-Mitglieder ähnlich gute Ergebnisse erzielen durch die Einheitlichkeit in den Standards.
• Durch Standards kann bei internen oder externen Kunden Vertrauen aufgebaut werden, weil sie für Professionalität stehen und standardisierte Prozesse zuverlässig funktionieren.

Es gibt nicht nur die Standards nach denen man arbeiten kann, sondern auch die Standards in unseren Köpfen.

Niedrige Standards führen zu geringen Ergebnissen und zu schlechterer Qualität.

Hohe Standards führen zu guten Ergebnissen und zu besserer Qualität.

Die Qualität des Ergebnisses wird am Anfang bestimmt. In ein fertiges Produkt kann später keine Qualität hinein produziert werden.

Es fällt schwer Nein zu sagen, aber es ist noch wichtiger geworden als es früher schon war.

Heutzutage lenkt nicht nur Social Media ab, sondern auch Aufgaben und Projekte die du eigentlich nicht brauchst und unnötig Zeit und Ressourcen verbrauchen.

Ein Nein kann daher deine Produktivität erhöhen.

Ein Nein zu schlechten Aufgaben und Projekten kann deinen Fokus stärken.

Ein Nein schafft Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Ein Nein schadet niemanden.

Ein Nein fällt schwer, daher muss es geübt werden.

Deine Zeit und Energie sind wichtige Ressourcen die du gut beschützen musst. Wenn du zu allem Ja sagst, hilfst du damit nur anderen dabei ihren Zielen näher zu kommen, aber dann bleiben deine Ziele auf dem Weg.

Tue etwas für dich und sag auch mal Nein.

Welche Aufgabe mache ich zuerst?

Und was kommt danach?

Fest steht, dass jeder seine Aufgaben erledigen muss.

Gleichzeitig steht auch fest, dass jeder irgendwie anfangen und eine Reihenfolge finden muss.

Jetzt könnte man mit der Aufgabe anfangen die am wichtigsten ist oder welche am schnellsten erledigt ist.

Aber wie entscheidet man sich?

Im Grunde ist die Antwort darauf sehr einfach, aber einige Punkte sollten beachtet werden.

Es kommt auf die eigene Arbeitsweise an und darauf was für ein Persönlichkeitstyp man ist.

Es macht auch einen Unterschied ob man angestellt oder selbstständig ist, oder ob man im Büro oder Home-Office arbeitet.

Es kommt auf die individuelle Situation an.

Um den eigenen Weg zu finden kann man verschiedene Zeitmanagement-Methoden ausprobieren.

Für mich funktioniert es sehr gut wenn ich meine Aufgaben priorisiere und sie in Zeit-Blöcke einteile, damit ich fokussiert an den Aufgaben arbeiten kann.

Jeder möchte Ergebnisse erzielen, aber gleichzeitig lässt sich jeder ablenken.

Entweder gibt man die Ergebnisse auf oder lässt sich nicht mehr ablenken, eigentlich einfach oder?

Da man die Ergebnisse nicht aufgeben möchte, bleibt nur noch, sich nicht mehr ablenken zu lassen.

Aber wie erzielt man regelmäßig Ergebnisse, bzw. wie macht man sie planbar?

Meiner Erfahrung nach funktioniert es gut, wenn man sich Zeit für Ergebnisse nimmt.

Konkret heißt das, dass ich mir Zeit blocke, damit ich fokussiert an meinen Aufgaben arbeiten kann.

Wie man sich Zeit blockt, hängt von der eigenen Arbeitssituation ab.

Als Freelancer kann man sich oft den ganzen Vormittag blocken und als Angestellter in einem Unternehmen sind es oft nur wenige Stunden am Stück für fokussierte Arbeit, oder noch weniger.

Ich blocke mir den Vormittag für fokussierte Arbeit und das funktioniert sehr gut bei mir.

So erziele ich regelmäßig die Ergebnisse die ich geplant habe.

Manchmal braucht man sie und manchmal sind sie unbedingt notwendig.

Mit „klaren Handlungsanweisungen“ verbinde ich Effektivität, weil man Zeit sparen und die Qualität der Ergebnisse erhöhen können.

Warum?

Klare Handlungsanweisungen sind für mich leicht verständliche und umsetzbare Anleitungen.

Sie kommen ohne unnötige Ausformulierungen aus und dienen dazu Missverständnisse zu vermeiden.

Einsetzen kann man sie um Prozesse und Aufgaben zu beschreiben.

Ich bin selbstständig und verwende sie in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden oder auch für meine eigenen Prozesse.

Damit ich bei selten vorkommenden Aufgaben nicht jedes Mal überlegen muss was zu machen ist, habe ich Prozesse mit klaren Handlungsanweisungen erstellt. Das ermöglicht es mir sehr effizient zu arbeiten und meinen Fokus nicht zu verlieren.

Heute schon auf Social Media gewesen oder auf YouTube?

So fängt bei vielen der Tag an und das ist auch ok.

Aber wenn man am Vormittag viel schaffen möchte, ist das nicht die beste Strategie.

Richtig viel und gute Ergebnisse erreiche ich meistens dann, wenn ich mich auf etwas fokussieren kann. Dafür müssen dann aber auch die Rahmenbedingungen stimmen. Arbeiten ohne ständig abgelenkt zu werden oder auch die Ruhe und Stille zu haben, damit die eigenen Gedanken und nicht die Gedanken von anderen gehört werden, machen für mich den Unterschied.

Wie mache ich das konkret?

Für Fokus schalte ich mein Smartphone in den Flugmodus.

Am Vormittag ist mein Smartphone bis 12 Uhr im Flugmodus, damit ich nicht ständig abgelenkt werde. In dieser Zeit mache ich die wirklich wichtigen Aufgaben, bei denen ich Ruhe brauche. In dieser Zeit, im Flugmodus, schaffe ich mehr als vorher am ganzen Tag. Für mich ist das die einfachste und effektivste Zeitmanagement-Technik.

Am Nachmittag ist das Smartphone dann wieder an und dann werden einfache oder repetitive Aufgaben erledigt.

Die Software die ich für meinen Blog verwende heißt WordPress (WP).

Seiten und Beiträge können einfach erstellt werden.

Für Beiträge gibt es noch die Zuordnung zu Kategorien oder Schlagwörtern.

Mit einem Block-Theme können sogar Templates ganz einfach erstellt werden.

Die Software funktioniert einfach!

Und das ist auch der Grund warum ich WordPress nutze, es funktioniert!

Für mich ist diese Software ein effizientes Werkzeug, um schnell und einfach meine Botschaften zu verbreiten. Das macht aus meiner Sicht auch den Erfolg von WP aus. Jeder kann mit etwas Einarbeitung diese Blog-Software effizient verwenden.

Statt mühsam alle Seiten mit HTML, CSS, JavaScript und Co. zu erstellen, braucht man für Websites mit WordPress theoretisch keine dieser Kenntnisse.